Qué obliga ya hoy: el RD-ley 8/2019
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus empleados. No importa el tamaño ni el tipo de contrato: la obligación es universal.
El registro debe incluir, como mínimo:
- Hora exacta de inicio y fin de jornada de cada empleado.
- Totalización por trabajador y por periodo (mensual).
- Acceso del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
- Conservación durante 4 años.
Qué cambia en 2026: el nuevo Real Decreto digital
A lo largo de 2026 se aprobará el nuevo Real Decreto que hace el registro horario exclusivamente digital. El Consejo de Estado ya emitió su dictamen en marzo de 2026 y se espera publicación en BOE durante el año, con un periodo de adaptación entre 6 y 12 meses según tamaño de empresa.
Los puntos clave del borrador:
- Solo formato digital: el papel y los Excel sin trazabilidad certificada quedarán prohibidos.
- Registros no manipulables: cualquier modificación debe quedar trazada (autor, motivo, momento).
- Modalidad presencial o remota: identificada en cada periodo.
- Acceso remoto: para la Inspección de Trabajo.
Sanciones reales por incumplimiento (LISOS)
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social clasifica el incumplimiento en tres niveles:
- Leve: 70 – 750 €.
- Grave: 751 – 7.500 € (no tener sistema de registro, llevarlo de forma incompleta o no conservarlo 4 años).
- Muy grave: 7.501 – 225.018 € (fraude, manipulación o reincidencia).
La reforma de 2026 plantea además sanciones de 1.000 a 10.000 € por trabajador afectado, pendientes de aprobación definitiva. En una empresa de 20 empleados sin sistema digital, el techo teórico podría alcanzar los 200.000 €.
Cómo prepararse antes de la entrada en vigor
Audita lo que tienes hoy: si el registro vive en Excel o papel, marca esa migración como prioritaria.
Exige trazabilidad: cualquier herramienta válida debe registrar quién modificó qué y cuándo.
Asegura el acceso a la Inspección: el sistema tiene que poder exportar registros de cualquier periodo en formato consultable.
Documenta el proceso: política interna de fichaje, gestión de incidencias y conservación a 4 años.
Conclusión
El registro horario dejó de ser opcional hace siete años. En 2026 deja de ser flexible: pasa a ser obligatoriamente digital, trazable y con acceso remoto para la Inspección. Cuanto antes hagas la transición, menos presión tendrás cuando se publique el plazo definitivo.